Как излагать свои мысли в e-mail переписках более эффективно
Поговорим сегодня о том, как продакт-менеджеру эффективно излагать свои мысли и решения в письмах инвесторам, СЕО, команде продукта и её участникам.
Когда вы кому-то пишете письмо, ваша главная цель – донести до читающего свою мысль и, в некоторых случаях, получить от него ответ. Соответственно, задача автора письма сделать так, чтобы оно было простым, понятным и... подталкивающим читающего принять нужное ВАМ решение (если таковое требуется).
Секрет написания хорошего заключается в том, чтобы он был простым, коротким и конкретным.Рекомендуется придерживаться следующей структуры письма:
- Начать с основного момента.
- И далее привести не более трех аргументов/доводов.
Единорог / Подключение к APIС названием вашего продукта в теме письма, получателем ваших писем будет проще ориентироваться в почтовом ящике (да и бренд перед глазами сильнее в сознании закрепляется). Во внутренних переписках название продукта часто заменяют на внутренний отдел или операционное направление бизнеса, например:
Маркетинг / Итоги SMM 1 полугодие 20 мая 2020Указывайте в теме даты и ключевые слова. Пишите их так, чтобы по ним было легко искать переписку, это сэкономит кучу времени и сил в будущем. Удалите слова, которые вводят неопределенность. Не заставляйте своих читателей угадывать, что вы пытаетесь им сообщить. Вот пример: Пользовательская база нашего продукта значительно выросла за последний месяц. Это утверждение вызывает много вопросов: «Сколько пользователей было добавлено?» «С каких пор и когда это случилось?». Зачем ждать эти вопросы, когда на них сразу можно ответить. Вот гораздо лучшее предложение: С 1 апреля по 30 апреля наш продукт вырос со 100 до 120 ежедневно активных пользователей (+20%). Как видите, последнее предложение звучит более уверенно и конкретно, чем первое. Старайтесь чувствовать собеседника, внушайте ему уверенность в ваших словах, предугадывая его вопросы, на которые у вас есть ответ. Используйте активный голос. Да, даже текстом можно передавать тональность и характер повествования. Активный голос в переписке звучит как более прямой и уверенный, чем пассивный. Например, напишите «Мы будем увеличивать пользователей на ___» вместо «Ряд улучшений поможет нам увеличить количество пользователей». Не будьте политиком – вам и команде нужна конкретика и действия, а не общие громкие заявления (их оставьте для СЕО). Не используйте сложные слова. Старайтесь не борщить со сложными словами, профессиональный слэнгом, англицизмами или обилием аббревиатур. Не все получатели таких писем могут их понимать, что снова может вызвать ненужное непонимание и лишние вопросы. Если использование аббревиатуры необходимо, то хорошим тоном считается раскрыть и объяснить в письме, что она означает или из чего складывается и как считается, если это продуктовая метрика. Ответьте на самые распространенные вопросы в конце письма. Как резюме, запишите в конце письма вопросы, которые могут возникнуть после его прочтения, и дайте на них свои ответы (пусть даже они будут дублировать текст письма). Это поможет получателю: а) лучше понять и усовить содержание письма; б) избавит его от сомнений, вызванных вопросам, на которые вы... уже дали ответы.
И да, психологически, ответ на вопрос, который еще не задали, но на него уже ответили, более легко принимается вопрошающим как истина.Вычитывайте и редактируйте. Просмотрите и отредактируйте своё письмо, чтобы исправить грамматику и упростить абзацы. Хороший способ проверить читаемость письма – просто прочитать его вслух. Если чувствуете, что в какой-то части повествования запинаетесь, то стоит переписать эту часть до более простой формулировки и прочитать его заново. Как видите, ничего сложного. Помните, что написание любого текста в любой его форме заставляет вас и ваш мозг заново проговаривать и продумывать информацию. А упорядочивая и структурируя её, вы избавляетесь от лишнего, оставляя только действительно полезное для вас и вашего продукта.